(por ISABEL GIMÉNEZ, Periodista. Consultora de Comunicación en Wictoria. Asociación Nacional de Informadores de la Salud y ComunicaBiotec

Publicado originalmente en https://www.linkedin.com/pulse/comunicaci%25C3%25B3n-interna-en-tiempos-del-covid-19-isabel-gim%25C3%25A9nez/ )

La alerta sanitaria por el COVID-19 ha cambiado nuestras vidas radicalmente. Las medidas para tratar de detener el avance del virus están afectando a la actividad empresarial, con cierres o una reducción drástica de la actividad. En cualquier caso, hay una necesidad acuciante de afinar la capacidad de recomponerse para afrontar este tiempo complicado. Ser capaces de coordinar el esfuerzo de todos será clave para recuperarnos de esta crisis que va más allá de lo sanitario.

Por ello comparto a continuación una pequeña lista de medidas de Comunicación urgentes e imprescindibles con las que puedes mejorar mucho la respuesta en el trabajo y la calidad de vida de los miembros de tu equipo.

Se trata de afrontar esta situación de la mejor manera posible y, al tiempo, sembrar condiciones favorables para recuperar la normalidad cuanto antes. Nuestro comportamiento en las situaciones críticas nos retrata y lo que hagamos puede ayudar a fortalecer la relación con nuestros colaboradores o deteriorarlas gravemente:

1. COMUNICA SEGURIDAD:

Para que las personas podamos desempeñar nuestro trabajo y desarrollar nuestra vida con cierta normalidad necesitamos tener seguridad, tanto física como emocional. Si esta cuestión está cubierta, se puede pasar a la siguiente fase. Prueba de ello son las críticas escuchadas estos días de empleados de distintos sectores que han tenido que ir a trabajar a pesar del llamamiento masivo a quedarse en casa.

Por eso, las primeras preguntas que debes responderte y comunicar a tus empleados son:

• ¿Qué hace la empresa para asegurar la salud del equipo?
• ¿Quiénes van a hacer teletrabajo y quiénes trabajo presencial?, ¿por qué?
• ¿Qué medidas de seguridad se implementarán para los que tengan que acudir al puesto de trabajo?, ¿se dispondrá de materiales de desinfección o protección individual?, ¿dónde estarán?
• ¿Hay alguna medida o protocolo especial para tratar con proveedores o subcontratas?

Puedes redactar un comunicado respondiendo a estas preguntas y enviárselo a todos tus empleados, añadiendo también al menos un párrafo que contenga algunas de las cuestiones relacionadas en el siguiente punto, más vinculadas con la necesidad de seguridad emocional:

2. COMUNICA FUTURO:

Esta situación está generando estrés a empresarios y trabajadores por lo que supone de frenazo para la economía y sus temibles consecuencias. La batería de medidas económicas recién anunciada por el presidente del Gobierno alivia en parte esta situación, pero con unas crisis económica padecida tan recientemente no es fácil confiar y despejar la ansiedad. Por ello, es bueno que comuniques la respuesta a estas preguntas:

• ¿Qué estamos haciendo para sortear esta situación? Por ejemplo: “Ya estamos explorando la petición de ayudas anunciadas por el Gobierno” o “estamos aprovechando la reducción en los pedidos para desarrollar una nueva línea de negocio” o “nos hemos puesto en contacto con nuestros clientes para asegurarnos el día después de esta crisis”, etcétera.
• ¿Qué pueden hacer los empleados para ayudar a salvar este bache? Por ejemplo: “Necesitamos que continúes haciendo tu trabajo respetando las medidas de seguridad que hemos adoptado, no podemos permitirnos perder tu aportación en estos momentos. Además, te animamos a trasladar a la Dirección ideas o sugerencia de mejora que nos ayuden a reducir costes o mejorar nuestro negocio, a través del canal que hemos habilitado. Las ideas seleccionadas serán premiadas con… (poner lo que proceda)”.

Los concursos de ideas son ya la tónica habitual de grandes empresas que han conseguido importantes beneficios gracias a las ocurrencias de quienes trabajan en ‘primera línea’, como te comentaba en el post anterior. En una situación así, además, la participación es un ingrediente mediante el que se estimulará la sensación de equipo en el que todos son valiosos para plantar cara a la adversidad.

3. COMUNICA ORDEN:

La gestión de los primeros días puede que haya sido algo confusa. Adaptarse a cambios tan abruptos no es fácil, pero para salir airosos de esta situación debemos dedicar un plus de nuestro tiempo a las tareas de organización. Y para ello la Comunicación es esencial, más aún si tienes a parte o a toda tu plantilla teletrabajando.

Haz que cada empleado comience su jornada sabiendo cuáles son sus objetivos para ese día. Elabora una lista, distribuye tareas y comunícalas con claridad. Además, muestra disponibilidad para resolver las dudas que puedan surgir.

En el caso de que no puedas encargarte personalmente, pide ayuda a una persona de confianza. Si tu empresa es grande, apóyate en varias, al igual que se hace en una estructura de empresa por departamentos. En cualquier caso, no dejes de dedicar un extra de tu energía a la organización. Es fácil perderse cuando las condiciones de trabajo (y las de vida) cambian tan drásticamente. Cuanto antes implantes el nuevo sistema de trabajo, antes saldrán a la luz los posibles errores que este genere y antes podrán corregirse. No dejes que se instale el silencio o las suposiciones. La anticipación suma y transmite una sensación de control que en estas situaciones aporta confianza.

Evita tanto la profusión de mails como las informaciones incompletas. Llevamos pocos días de crisis y ya estamos saturados de mensajes. Por eso la organización es importante, hazlo personalmente o que otra persona lo coordine, pero intenta dar todas las instrucciones a la vez, de manera ordenada y que todos los miembros de tu equipo sepan a quién dirigirse si tuvieran alguna duda. Además, tira de empatía y pregúntate: «¿Qué necesitaría yo saber si estuviera en su lugar?», «¿Cómo necesitaría saberlo?» Y además, «¿Qué me haría sentir mejor?»

Esto me lleva al siguiente punto:

4. COMUNICA HUMANIDAD:

El mailing, la intranet corporativa, el tablón de anuncios, etcétera, son fórmulas muy válidas de comunicación interna. Pero nunca olvides la importancia del contacto personal, por supuesto adaptado al volumen de tu empresa.

Si tienes pocos empleados a tu cargo, seguro que puedes dedicar un par de minutos a telefonear a cada uno. Si la plantilla es grande, mantén este contacto más personal con los coordinadores de los equipos y que estos a su vez repliquen este comportamiento con quienes tengan a su cargo.

Aún así, no te diluyas en tus jefes de departamento o coordinadores. Tienes que estar presente. Resérvate otra opción más sencilla para ti, como el videomensaje, por ejemplo, para enviárselo a todos. Lanza un mensaje refiriéndote a las primeras preguntas de este artículo, traslada confianza y empuje. Y remite a los canales de comunicación corporativos para ampliar la información. No se trata de dar detalles, se trata de que te vean. Que sepan que estás al otro lado.

Somos más que impulsos electrónicos en una pantalla. Necesitamos ver o escuchar una voz amable al otro lado. Aprovecha para preguntar “¿qué tal estás?”

Traslada esta filosofía a tus colaboradores principales, para que se hagan cargo del mismo modo de su parcela. Así podréis obtener mejor feedback, saber si hay alguien pasando por situaciones delicadas en las que se le pueda ayudar o alguna buena idea para la empresa que no se traslada por falta de confianza o de sentido de pertenencia.

Esta es una lista urgente de medidas de #ComunicaciónInterna que espero completar en próximos artículos. También os invito a ampliarla entre todos en los comentarios, ¡os leo!

*Si quieres leer más acerca de Comunicación Interna puedes acudir a mis anteriores post:

‘¿Cómo utilizar la Comunicación Interna en tu estrategia de Recursos Humanos?’

‘De la Información a la Comunicación Interna, ¿hablamos?’

*Y para seguir el trabajo de mi agencia, puedes hacer clic en su página de empresa Wictoria.